○橿原市個人情報の保護に関する法律等施行規則
令和５年３月31日規則第20号
橿原市個人情報の保護に関する法律等施行規則
（趣旨）
第１条 この規則は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第30条第１項又は第31条第１項の規定により一部の規定が適用されず、又は読み替えて適用される場合を含む。以下「法」という。）及び橿原市個人情報の保護に関する法律施行条例（令和４年橿原市条例第29号。以下「条例」という。）の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規則において使用する用語の意義は、法及び個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号。以下「令」という。）並びに条例で使用する用語の例による。
（個人情報保護管理者）
第３条 市の機関は、保有個人情報の適正な取扱いを確保するため、課等（市長にあっては、橿原市事務分掌規則（平成９年橿原市規則第８号）第１条に定める課及び室、並びに橿原市会計課設置及び処務規則（昭和46年橿原市規則第２号）第１条に定める会計課並びにその他別に市長が臨時に設置する内部組織をいい、市長以外の市の機関にあっては、課、室等に相当する内部組織をいう。以下同じ。）に個人情報保護管理者を置き、当該課等の長をもって充てる。
２ 前項の個人情報保護管理者（以下「保護管理者」という。）は、その所掌する個人情報取扱事務に関して、法第66条第１項の規定に基づき講ずる措置の基準として別に定める指針に則り、所属職員を指導し、保有個人情報の適正な管理に努めなければならない。
（利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供する場合の手続）
第４条 法第69条第１項の法令の規定に基づき、又は同条第２項の規定により市の機関が利用目的以外の目的のために保有個人情報を内部で自ら利用する場合には、保有個人情報を利用しようとする課等の長は、当該保有個人情報を管理する保護管理者に対し、保有個人情報利用・提供申請書（様式第１号。次項において「利用・提供申請書」という。）により申請しなければならない。
２ 法第69条第１項の法令の規定に基づき、又は同条第２項の規定により市の機関が他の市の機関に利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供する場合には、保有個人情報の提供を受けようとする他の市の機関の課等の長は、当該保有個人情報を管理する市の機関の保護管理者に対し、利用・提供申請書により申請しなければならない。
３ 第１項又は前項の規定による申請を受けた保護管理者は、当該保有個人情報の利用又は提供が法第69条第１項の法令の規定に基づくこと又は同条第２項の規定に適合することを確認した上で、当該保有個人情報の利用又は提供の可否について決定し、保有個人情報利用・提供決定通知書（様式第２号）により、当該申請をした課等の長に通知するものとする。
４ 法第69条第２項の規定により市の機関が市の機関以外の者に利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供する場合には、保有個人情報の提供を受けようとする者は、当該保有個人情報を管理する市の機関に対し、保有個人情報外部提供申請書（様式第３号）により申請しなければならない。
５ 前項の規定による申請を受けた市の機関は、当該保有個人情報の提供が法第69条第２項の規定に適合することを確認した上で、当該保有個人情報の提供の可否について決定し、保有個人情報外部提供決定通知書（様式第４号）により、当該申請をした者に通知するものとする。
６ 前２項の規定にかかわらず、法第69条第２項の規定による保有個人情報の提供について行政機関、独立行政法人等、地方公共団体の機関又は地方独立行政法人が定める手続により提供する場合は、当該手続により提供することができる。
（利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供する場合の報告）
第５条 前条第３項若しくは第５項の規定による通知をしたとき、又は同条第６項の手続により提供を認めたときは、速やかに、市の機関は、当該決定通知書の写し又は当該手続において提供を認めた書面の写し（これらの電磁的記録を含む。）を市長に提出することにより、その決定内容を報告しなければならない。
（個人情報ファイル簿の様式）
第６条 法第75条第１項の個人情報ファイル簿は、市の機関が保有している個人情報ファイルごとに作成する個人情報ファイル簿（単票）（様式第５号）の集合物とする。
（個人情報取扱事務の届出等）
第７条 条例第３条第１項の個人情報取扱事務に該当しないと認められる事務は、次に掲げるとおりとする。
(１) 電子計算機処理に係るシステムの構築、改造等のみを利用目的として個人情報を取り扱うこととなる事務
(２) 利用する保有個人情報の全部を１年以内に消去することとなる事務
(３) 個人情報を取り扱うことが予定される事務ではあるが複数年度にわたって処理実績がなく、かつ、向後の処理を予見できない事務
(４) 前３号に掲げるもののほか、継続性又は反復性がないと客観的に認められる事務
(５) 市の機関の職員又は職員であった者に係る人事、給与若しくは福利厚生に関する事務又はこれらに準ずる事務（職員の採用試験に関する事務を含む。）
(６) 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する情報を整理する事務であって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを管理するもの
２ 条例第３条第１項第10号の規則で定める事項は、次に掲げるとおりとする。
(１) 個人情報取扱事務の根拠となる法令又は条例
(２) 個人情報の記録項目に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨
(３) 個人情報取扱事務を開始する日（全部が変更された後の個人情報取扱事務にあっては、当該変更後の個人情報取扱事務を開始する日）
(４) 届け出た事項を変更する場合にあっては、変更年月日及びその変更内容
(５) その他市長が必要と認める事項
３ 条例第３条第１項の規定による個人情報取扱事務の開始及び当該届出事項の変更並びに同条第２項の規定による個人情報取扱事務の廃止の届出は、個人情報取扱事務届出書（様式第６号。第５項において「届出書」という。）により行うものとする。
５ 条例第３条第１項の個人情報取扱事務に該当する事務ではあるが、個人情報の記録項目の一部を届出書に記載し、又はその個人情報取扱事務について届出書を作成することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部を記載せず、又はその個人情報取扱事務について届出書を作成しないことができる。
（開示請求書等）
第８条 条例第４条の規定により開示請求書に記載を求めることができる事項として規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 開示請求の年月日
(２) 開示請求者の連絡先
(３) 代理人が本人に代わって開示請求をする場合にあっては、当該本人の氏名、住所及び連絡先並びに未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人の別
２ 法第77条第１項の開示請求書は、保有個人情報開示請求書（様式第８号）によるものとする。
３ 令第22条第３項の規定により、代理人が開示請求をする場合に代理人の資格を証明する書類として提示し、又は提出する委任状は、様式第９号によるものとする。
（開示決定等に係る通知）
第９条 法第82条第１項又は第２項の規定による開示決定等に係る通知は、次の各号に掲げる開示決定等の区分に応じ、当該各号に定める通知書によるものとする。
(１) 法第82条第１項に規定する開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定 保有個人情報開示決定通知書（様式第10号）
(２) 法第82条第２項に規定する開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しない旨の決定 保有個人情報不開示決定通知書（様式第11号）
（開示決定等の期限の延長に係る通知）
第10条 法第83条第２項の規定による開示決定等の期限の延長に係る通知は、保有個人情報開示決定等期限延長通知書（様式第12号）によるものとする。
（開示決定等の期限の特例延長に係る通知）
（事案の移送に関する手続等）
第12条 市の機関は、法第85条第１項の規定により事案を移送する場合は、移送をする他の行政機関の長等に対し、保有個人情報開示請求事案移送書（様式第14号）を交付するものとする。
２ 法第85条第１項の規定による事案を移送した旨の通知は、保有個人情報開示請求事案移送通知書（様式第15号）によるものとする。
（第三者に対する意見書提出の機会の付与等に係る各種通知及び意見書の提出手続）
第13条 法第86条第１項の規定による第三者に対して開示決定等をするに当たって行う通知は、意見照会書（様式第16号）によるものとする。
２ 法第86条第２項の規定による第三者に対して開示決定に先立って行う通知は、意見照会書（様式第17号）によるものとする。
３ 法第86条第１項又は第２項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者の意見書の提出は、当該第三者に関する情報の開示に賛成又は反対の意思を表示した保有個人情報の開示決定等に関する意見書（様式第18号）を提出して行うものとする。
４ 法第86条第３項の規定による反対意見書を提出した第三者に対して開示決定後直ちに行う通知は、反対意見書に係る保有個人情報の開示決定に関する通知書（様式第19号）によるものとする。
（保有個人情報が電磁的記録に記録されている場合における保有個人情報の開示の実施方法）
第14条 法第87条第１項の規定による保有個人情報が電磁的記録に記録されている場合における当該保有個人情報の開示の実施の方法は、次の各号に掲げる電磁的記録の区分に応じ、当該各号に定める方法によるものとする。
(１) 音声データ 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの聴取
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体（電磁的記録を記録する記録媒体をいう。以下この条において同じ。）に複製したものの交付
(２) 映像データ（写真等を表示する画像データを含む。） 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの視聴（写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものの閲覧を含む。）
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したもの（写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものを含む。）の交付
(３) 前２号に掲げるもの以外の電磁的記録 次のいずれかの方法
ア 用紙に出力したものの閲覧又は交付
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したものの交付
ウ その他当該電磁的記録に応じて適切な方法
（開示の実施方法等の申出）
第15条 法第87条第３項の規定による開示の実施の方法等の申出は、保有個人情報の開示の実施方法等申出書（様式第20号）によるものとする。
（写しの作成及び送付に要する費用等）
第16条 条例第６条第２項の規定により保有個人情報の開示を受ける者が負担する写しの作成に要する費用及び令第28条第４項の写しの送付に要する費用は、当該写しの交付を受ける前までに納付しなければならない。ただし、市長がやむを得ない理由があると認めるときは、この限りでない。
２ 条例第６条第２項の規定により保有個人情報の開示を受ける者が負担する写しの作成に要する費用の額は、橿原市情報公開条例施行規則（平成10年橿原市規則第34号）別表に規定する額とする。
３ 前項に定める写しの作成に要する費用は、事務所における開示の実施にあっては現金により、写しの送付の方法による開示の実施にあっては納付書により納付しなければならない。
４ 令第28条第４項の写しの送付に要する費用を納める方法として規則で定める方法は、納付書で納付する方法とする。
（訂正請求書等）
第17条 条例第７条の規定により訂正請求書に記載を求めることができる事項として規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 訂正請求の年月日
(２) 訂正請求者の連絡先
(３) 代理人が本人に代わって訂正請求をする場合にあっては、当該本人の氏名、住所及び連絡先並びに未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人の別
２ 法第91条第１項の訂正請求書は、保有個人情報訂正請求書（様式第21号）によるものとする。
３ 訂正請求書には、訂正請求に係る保有個人情報の内容が事実でないことを裏付ける客観的な資料を添付することができる。
４ 令第29条において準用する令第22条第３項の規定により、代理人が訂正請求をする場合に代理人の資格を証する書類として提示し、又は提出する委任状は、様式第22号によるものとする。
（訂正決定等に係る通知）
第18条 法第93条第１項又は第２項の規定による訂正決定等の通知は、次の各号に掲げる訂正決定等の区分に応じ、当該各号に定める通知書によるものとする。
(１) 法第93条第１項に規定する訂正請求に係る保有個人情報の訂正をする旨の決定 保有個人情報訂正決定通知書（様式第23号）
(２) 法第93条第２項に規定する訂正請求に係る保有個人情報の訂正をしない旨の決定 保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書（様式第24号）
（訂正決定等の期限の延長に係る通知）
第19条 法第94条第２項の規定による訂正決定等の期限の延長に係る通知は、保有個人情報訂正決定等期限延長通知書（様式第25号）によるものとする。
（訂正決定等の期限の特例延長に係る通知）
（事案の移送に関する手続等）
第21条 市の機関は、法第96条第１項の規定により事案を移送する場合は、移送をする他の行政機関の長等に対し、保有個人情報訂正請求事案移送書（様式第27号）を交付するものとする。
２ 法第96条第１項の規定による事案を移送した旨の通知は、保有個人情報訂正請求事案移送通知書（様式第28号）によるものとする。
（保有個人情報の提供先への通知）
第22条 法第97条の規定による保有個人情報の提供先に対する訂正の実施をした旨の通知は、提供している保有個人情報の訂正決定に関する通知書（様式第29号）によるものとする。
（利用停止請求書等）
第23条 条例第９条の規定により利用停止請求書に記載を求めることができる事項として規則で定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 利用停止請求の年月日
(２) 利用停止請求者の連絡先
(３) 代理人が本人に代わって利用停止請求をする場合にあっては、当該本人の氏名、住所及び連絡先並びに未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人の別
２ 法第99条第１項の利用停止請求書は、保有個人情報利用停止請求書（様式第30号）によるものとする。
３ 利用停止請求書には、利用停止請求に係る保有個人情報が法第98条第１項各号のいずれかに該当することを裏付ける客観的な資料を添付することができる。
４ 令第29条において準用する令第22条第３項の規定により、代理人が利用停止請求をする場合に代理人の資格を証明する書類として提示し、又は提出する委任状は、様式第31号によるものとする。
（利用停止決定等の通知）
第24条 法第101条第１項又は第２項の規定による利用停止決定等の通知は、次の各号に掲げる利用停止決定等の区分に応じ、当該各号に定める通知書によるものとする。
(１) 法第101条第１項に規定する利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をする旨の決定 保有個人情報利用停止決定通知書（様式第32号）
(２) 法第101条第２項に規定する利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしない旨の決定 保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書（様式第33号）
（利用停止決定等の期限の延長に係る通知）
第25条 法第102条第２項の規定による利用停止決定等の期限の延長に係る通知は、保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書（様式第34号）によるものとする。
（利用停止決定等の期限の特例延長に係る通知）
（行政不服審査会へ諮問をした旨の通知）
第27条 法第105条第３項において準用する同条第２項の規定による諮問をした旨の通知は、諮問をした旨の通知書（様式第36号）によるものとする。
（運用状況の公表）
第28条 条例第14条の規定による運用状況の公表は、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により、これを行うものとする。
（補則）
第29条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附 則
（施行期日）
第１条 この規則は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律（令和３年法律第37号）附則第１条第７号に掲げる規定（同法第51条の規定に限る。）の施行の日から施行する。
（準備行為）
第２条 第４条の規定による手続その他この規則を施行するために必要な準備行為は、この規則の施行前においても行うことができる。
（橿原市個人情報保護条例施行規則の廃止）
第３条 橿原市個人情報保護条例施行規則（平成12年橿原市規則第６号。以下「旧規則」という。）は、廃止する。ただし、この規則の施行の日の前日までに市長に届け出られた旧規則第３条第１項の個人情報取扱事務届出書は、なおその効力を有するものとする。
（橿原市印鑑条例施行規則の一部改正）
第４条 橿原市印鑑条例施行規則（昭和52年橿原市規則第６号）の一部を次の表のように改正する。
（次のよう略）
（橿原市情報公開条例施行規則の一部改正）
第５条 橿原市情報公開条例施行規則（平成10年橿原市規則第34号）の一部を次の表のように改正する。
（次のよう略）
（橿原市コンベンションルームの管理運営に関する規則の一部改正）
第６条 橿原市コンベンションルームの管理運営に関する規則（平成29年橿原市規則第39号）の一部を次の表のように改正する。
（次のよう略）
（橿原市コンベンションルームの管理運営に関する規則の一部改正に伴う経過措置）
第７条 この規則の施行の際、附則第７条の規定による改正前の橿原市コンベンションルームの管理運営に関する規則の規定により作成されている様式の用紙で残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
（橿原市税外債権管理条例施行規則の一部改正）
第８条 橿原市税外債権管理条例施行規則（令和２年橿原市規則第９号）の一部を次の表のように改正する。
（次のよう略）
（橿原市長が定める押印の特例に関する規則の一部改正）
第９条 橿原市長が定める押印の特例に関する規則（令和４年橿原市規則第13号）の一部を次の表のように改正する。
（次のよう略）
附 則（令和６年３月29日規則第18号）
１ この規則は、令和６年４月１日から施行する。
２ この規則の施行の際、現に改正前の橿原市個人情報の保護に関する法律等施行規則の規定により作成されている様式の用紙で残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
様式第１号（第４条関係）
様式第２号（第４条関係）
様式第３号（第４条関係）
様式第４号（第４条関係）
様式第５号（第６条関係）
様式第６号（第７条関係）
様式第７号（第７条関係）
様式第８号（第８条関係）
様式第９号（第８条関係）
様式第10号（第９条関係）
様式第11号（第９条関係）
様式第12号（第10条関係）
様式第13号（第11条関係）
様式第14号（第12条関係）
様式第15号（第12条関係）
様式第16号（第13条関係）
様式第17号（第13条関係）
様式第18号（第13条関係）
様式第19号（第13条関係）
様式第20号（第15条関係）
様式第21号（第17条関係）
様式第22号（第17条関係）
様式第23号（第18条関係）
様式第24号（第18条関係）
様式第25号（第19条関係）
様式第26号（第20条関係）
様式第27号（第21条関係）
様式第28号（第21条関係）
様式第29号（第22条関係）
様式第30号（第23条関係）
様式第31号（第23条関係）
様式第32号（第24条関係）
様式第33号（第24条関係）
様式第34号（第25条関係）
様式第35号（第26条関係）
様式第36号（第27条関係）