○橿原市議会個人情報の保護に関する条例施行規程
令和５年３月31日議会規程第１号
橿原市議会個人情報の保護に関する条例施行規程
（趣旨）
第１条 この規程は、橿原市議会個人情報の保護に関する条例（令和４年橿原市条例第38号。以下「条例」という。）の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
（用語）
第２条 この規程において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。
（個人識別符号）
第３条 条例第２条第２項の議長が定める文字、番号、記号その他の符号は、次に掲げるものとする。
(１) 次に掲げる身体の特徴のいずれかを特定の個人を識別することができる水準が確保されるよう、適切な範囲を適切な手法により電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号
ア 細胞から採取されたデオキシリボ核酸（別名ＤＮＡ）を構成する塩基の配列
イ 顔の骨格及び皮膚の色並びに目、鼻、口その他の顔の部位の位置及び形状によって定まる容貌
ウ 虹彩の表面の起伏により形成される線状の模様
エ 発声の際の声帯の振動、声門の開閉並びに声道の形状及びその変化
オ 歩行の際の姿勢及び両腕の動作、歩幅その他の歩行の態様
カ 手のひら又は手の甲若しくは指の皮下の静脈の分岐及び端点によって定まるその静脈の形状
キ 指紋又は掌紋
(２) 健康保険法（大正11年法律第70号）第３条第11項に規定する保険者番号及び同条第12項に規定する被保険者等記号・番号
(３) 船員保険法（昭和14年法律第73号）第２条第10項に規定する保険者番号及び同条第11項に規定する被保険者等記号・番号
(４) 旅券法（昭和26年法律第267号）第６条第１項第１号の旅券の番号
(５) 出入国管理及び難民認定法（昭和26年政令第319号）第２条第５号に規定する旅券（日本国政府の発行したものを除く。）の番号及び同法第19条の４第１項第５号の在留カードの番号
(６) 私立学校教職員共済法（昭和28年法律第245号）第45条第１項に規定する保険者番号及び加入者等記号・番号
(７) 国家公務員共済組合法（昭和33年法律第128号）第112条の２第１項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号
(８) 国民健康保険法（昭和33年法律第192号）第111条の２第１項に規定する被保険者記号・番号等
(９) 国民年金法（昭和34年法律第141号）第14条に規定する基礎年金番号
(10) 道路交通法（昭和35年法律第105号）第93条第１項第１号の免許証の番号
(11) 地方公務員等共済組合法（昭和37年法律第152号）第144条の24の２第１項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号
(12) 住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）第７条第13号に規定する住民票コード
(13) 雇用保険法施行規則（昭和50年労働省令第３号）第10条第１項の雇用保険被保険者証の被保険者番号
(14) 高齢者の医療の確保に関する法律（昭和57年法律第80号）第161条の２第１項に規定する被保険者番号等
(15) 日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法（平成３年法律第71号）第８条第１項第３号の特別永住者証明書の番号
(16) 介護保険法（平成９年法律第123号）第12条第３項の被保険者証の番号及び保険者番号
(17) 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第２条第５項に規定する個人番号
（要配慮個人情報）
第４条 条例第２条第３項の議長が定める記述等は、次に掲げる事項のいずれかを内容とする記述等（本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。）とする。
(１) 次に掲げる身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の心身の機能の障害があること。
ア 身体障害者福祉法（昭和24年法律第283号）別表に掲げる身体上の障害
イ 知的障害者福祉法（昭和35年法律第37号）にいう知的障害
ウ 精神保健及び精神障害者福祉に関する法律（昭和25年法律第123号）にいう精神障害（発達障害者支援法（平成16年法律第167号）第２条第１項に規定する発達障害を含み、イに掲げるものを除く。）
エ 治療方法が確立していない疾病その他の特殊の疾病であって障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律（平成17年法律第123号）第４条第１項の政令で定めるものによる障害の程度が同項の主務大臣が定める程度であるもの
(２) 本人に対して医師その他医療に関連する職務に従事する者（次号において「医師等」という。）により行われた疾病の予防及び早期発見のための健康診断その他の検査（同号において「健康診断等」という。）の結果
(３) 健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。
(４) 本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。
(５) 本人を少年法（昭和23年法律第168号）第３条第１項に規定する少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。
（個人情報保護管理者）
第５条 議会は、保有個人情報の適正な取扱いを確保するため、議会の事務局の課（橿原市議会事務局処務規程（平成19年橿原市議会訓令甲第１号）第２条に定める課をいう。）に個人情報保護管理者を置き、当該課の長をもって充てる。
２ 前項の個人情報保護管理者は、その所掌する個人情報取扱事務に関して、条例第９条第１項の規定に基づき講ずる措置の基準として別に定める指針に則り、所属職員を指導し、保有個人情報の適正な管理に努めなければならない。
（個人の権利利益を害するおそれが大きいもの）
第６条 条例第11条の個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして議長が定めるものは、次の各号のいずれかに該当するものとする。
(１) 要配慮個人情報が含まれる保有個人情報（高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下この条において同じ。）の漏えい、滅失若しくは毀損（以下この条において「漏えい等」という。）が発生し、又は発生したおそれがある事態
(２) 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(３) 不正の目的をもって行われたおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(４) 保有個人情報に係る本人の数が100人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
２ 議長は、条例第11条本文の規定による通知をする場合には、前項各号に定める事態を知った後、当該事態の状況に応じて速やかに、当該本人の権利利益を保護するために必要な範囲において、次に定める事項を通知しなければならない。
(１) 概要
(２) 漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある保有個人情報の項目
(３) 原因
(４) 二次被害又はそのおそれの有無及びその内容
(５) その他参考となる事項
（利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供する場合の手続）
第７条 条例第12条第２項の規定により議会が議会以外の者に利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供する場合には、保有個人情報の提供を受けようとする者は、議長に対し、保有個人情報外部提供申請書（様式第１号）により申請しなければならない。
２ 議長は、前項の規定による申請があったときは、当該保有個人情報の提供が条例第12条第２項の規定に適合することを確認した上で、当該保有個人情報の提供の可否について決定し、保有個人情報外部提供決定通知書（様式第２号）により、当該申請をした者に通知するものとする。
３ 前２項の規定にかかわらず、条例第12条第２項の規定による保有個人情報の提供について地方公共団体の機関、地方公共団体が設立した地方独立行政法人、法第２条第８項に規定する行政機関又は独立行政法人等が定める手続により提供する場合は、当該手続により提供することができる。
（電磁的方法）
第８条 条例第15条第４項に規定する電磁的方法は、次に掲げる方法とする。
(１) 電話番号を送受信のために用いて電磁的記録を相手方の使用に係る携帯して使用する通信端末機器に送信する方法（他人に委託して行う場合を含む。）
(２) 電子メールを送信する方法（他人に委託して行う場合を含む。）
(３) 前号に定めるもののほか、その受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信（電気通信事業法（昭和59年法律第86号）第２条第１号に規定する電気通信をいう。）を送信する方法（他人に委託して行う場合を含む。）
（匿名加工情報の安全管理措置の基準）
第９条 条例第16条第２項の議長が定める基準は、次のとおりとする。
(１) 匿名加工情報を取り扱う者の権限及び責任を明確に定めること。
(２) 匿名加工情報の取扱いに関する規程類を整備し、当該規程類に従って匿名加工情報を適切に取り扱うとともに、その取扱いの状況について評価を行い、その結果に基づき改善を図るために必要な措置を講ずること。
(３) 匿名加工情報を取り扱う正当な権限を有しない者による匿名加工情報の取扱いを防止するために必要かつ適切な措置を講ずること。
（個人情報ファイル簿の作成及び公表）
第10条 議長は、個人情報ファイル（条例第17条第２項各号に掲げるもの及び同条第３項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。次項及び第５項において同じ。）を保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿を作成しなければならない。
２ 個人情報ファイル簿は、議会が保有している個人情報ファイルごとに作成する個人情報ファイル簿（単票）（様式第３号）の集合物とする。
３ 議長は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。
４ 議長は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが条例第17条第２項第１号カに該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。
５ 議長は、個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これを事務所に備えて置き一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
６ 条例第17条第１項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 条例第２条第５項第１号に係る個人情報ファイル又は同項第２号に係る個人情報ファイルの別
(２) 条例第２条第５項第１号に係る個人情報ファイルについて、第９項に規定する個人情報ファイルがあるときは、その旨
７ 条例第17条第２項第１号カの議長が定める数は、1,000人とする。
８ 条例第17条第２項第１号キの議長が定める個人情報ファイルは、次に掲げる個人情報ファイルとする。
(１) 次に掲げる者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの（アに掲げる者の採用又は選定のための試験に関する個人情報ファイルを含む。）
ア 執行機関の職員又は当該職員であった者
イ 条例第17条第２項第１号アに規定する者又はアに掲げる者の被扶養者又は遺族
(２) 条例第17条第２項第１号アに規定する者及び前号ア又はイに掲げる者を併せて記録する個人情報ファイルであって、専らその人事、議員報酬、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの
９ 条例第17条第２項第３号の議長が定める個人情報ファイルは、条例第２条第５項第２号に係る個人情報ファイルで、その利用目的及び記録範囲が条例第17条第１項の規定による公表に係る条例第２条第５項第１号に係る個人情報ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内であるものとする。
（個人情報取扱事務届出書）
第11条 条例第18条第１項の個人情報取扱事務に該当しないと認められる事務は、次に掲げるとおりとする。
(１) 電子計算機処理に係るシステムの構築、改造等のみを利用目的として個人情報を取り扱うこととなる事務
(２) 利用する保有個人情報の全部を１年以内に消去することとなる事務
(３) 個人情報を取り扱うことが予定される事務ではあるが複数年度にわたって処理実績がなく、かつ、向後の処理を予見できない事務
(４) 前３号に掲げるもののほか、継続性又は反復性がないと客観的に認められる事務
(５) 議会の事務局の職員又は職員であった者に係る人事、給与若しくは福利厚生に関する事務又はこれらに準ずる事務（職員の採用試験に関する事務を含む。）
(６) 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する情報を整理する事務であって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを管理するもの
２ 条例第18条第１項第10号の議長が定める事項は、次に掲げるとおりとする。
(１) 個人情報取扱事務の根拠となる法令又は条例
(２) 個人情報の記録項目に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨
(３) 個人情報取扱事務を開始する日（全部が変更された後の個人情報取扱事務にあっては、当該変更後の個人情報取扱事務を開始する日）
(４) 届け出た事項を変更する場合にあっては、変更年月日及びその変更内容
(５) その他議長が必要と認める事項
５ 条例第18条第１項の個人情報取扱事務に該当する事務ではあるが、個人情報の記録項目の一部を届出書に記載し、又はその個人情報取扱事務について届出書を作成することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部を記載せず、又はその個人情報取扱事務について届出書を作成しないことができる。
（開示請求書）
２ 条例第20条第２項の規定により開示請求書に記載を求めることができる事項として議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 開示請求の年月日
(２) 開示請求者の連絡先
(３) 代理人が本人に代わって開示請求をする場合にあっては、当該本人の氏名、住所及び連絡先並びに未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人の別
（開示請求等における本人確認手続等）
(１) 開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書（以下この条において「開示請求書等」という。）に記載されている開示請求をする者、訂正請求をする者又は利用停止請求をする者（以下この条において「開示請求者等」という。）の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第２条第７項に規定する個人番号カード、出入国管理及び難民認定法第19条の３に規定する在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法第７条第１項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示請求者等が本人であることを確認するに足りるもの
(２) 前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該開示請求者等が本人であることを確認するため議長が適当と認める書類
２ 開示請求書等を議長に送付して開示請求、訂正請求又は利用停止請求（以下この項及び次項において「開示請求等」という。）をする場合には、開示請求者等は、前項の規定にかかわらず、次に掲げる書類を議長に提出すれば足りる。
(１) 前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの
(２) その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして議長が適当と認める書類であって、開示請求等をする日前30日以内に作成されたもの
３ 条例第19条第２項、第32条第２項又は第39条第２項の規定により代理人が開示請求等をする場合には、当該代理人は、戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類（開示請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。）を議長に提示し、又は提出しなければならない。
４ 前項の規定により、代理人が開示請求等をする場合に代理人の資格を証明する書類として提示し、又は提出する委任状は、次の各号に掲げる請求の区分に応じ、当該各号に定める委任状によるものとする。
(１) 開示請求 委任状（開示請求用）（様式第７号）
(２) 訂正請求 委任状（訂正請求用）（様式第８号）
(３) 利用停止請求 委任状（利用停止請求用）（様式第９号）
５ 開示請求をした代理人は、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を議長に届け出なければならない。
６ 前項の規定による届出があったときは、当該開示請求は、取り下げられたものとみなす。
（開示決定等に係る通知）
第14条 条例第25条第１項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 開示決定に係る保有個人情報について求めることができる開示の実施の方法
(２) 事務所における開示を実施することができる日、時間及び場所並びに事務所における開示の実施を求める場合にあっては、条例第29条第３項の規定による申出をする際に事務所における開示を実施することができる日のうちから事務所における開示の実施を希望する日を選択すべき旨
(３) 写しの送付の方法による保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数及び送付に要する費用
（開示決定等の期限の延長に係る通知）
（開示決定等の期限の特例延長に係る通知）
（第三者に対する意見書提出の機会の付与等に係る各種通知及び意見書の提出手続）
２ 条例第28条第１項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 開示請求の年月日
(２) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
４ 条例第28条第２項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 第２項各号に掲げる事項
(２) 条例第28条第２項各号のいずれに該当するかの別及びその理由
６ 議長は、条例第28条第１項又は第２項の規定により、同条第１項に規定する第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容を通知するに当たっては、開示請求に係る保有個人情報の本人の権利利益を不当に侵害しないように留意しなければならない。
（電磁的記録の開示方法）
第18条 条例第29条第１項に規定する議長が定める方法は、次の各号に掲げる電磁的記録の種別に応じ、当該各号に定める方法（プログラム（電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。以下同じ。）を用いて行う必要があるものにあっては、議会が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。）によるものとする。
(１) 音声データ 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの聴取
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体（電磁的記録を記録する記録媒体をいう。以下この条において同じ。）に複製したものの交付
(２) 映像データ（写真等を表示する画像データを含む。） 次のいずれかの方法
ア 電子計算機その他の専用機器により再生したものの視聴（写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものの閲覧を含む。）
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したもの（写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものを含む。）の交付
(３) 前２号に掲げるもの以外の電磁的記録 次のいずれかの方法
ア 用紙に出力したものの閲覧又は交付
イ 光ディスクその他の電磁的記録媒体に複製したものの交付
ウ その他当該電磁的記録に応じて適切な方法
２ 前項第３号の規定にかかわらず、当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧又は複写したものの交付の方法（プログラムを用いて行う必要があるものにあっては、議会が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。）により開示することが容易であるときは、当該方法とすることができる。
３ 前項に定める方法による電磁的記録の開示にあっては、議長は、当該電磁的記録の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、当該電磁的記録を複写したもの又は用紙に出力したものの写しにより、これを行うことができる。
（開示の実施の方法等の申出）
(１) 求める開示の実施の方法（開示決定に係る保有個人情報の部分ごとに異なる方法による開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分ごとの開示の実施の方法）
(２) 開示決定に係る保有個人情報の一部について開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分
(３) 事務所における開示の実施を求める場合にあっては、事務所における開示の実施を希望する日
(４) 写しの送付の方法による保有個人情報の開示の実施を求める場合にあっては、その旨
（写しの作成及び送付に要する費用等）
第20条 条例第31条第２項の規定により保有個人情報の開示を受ける者が負担する写しの作成に要する費用及び写しの送付に要する費用は、当該写しの交付を受ける前までに納付しなければならない。ただし、議長がやむを得ない理由があると認めるときは、この限りでない。
２ 条例第31条第２項の規定により保有個人情報の開示を受ける者が負担する写しの作成に要する費用の額は、橿原市議会情報公開条例施行規則（平成11年橿原市議会規則第１号）別表に規定する額とする。
３ 前項に定める写しの作成に要する費用は、事務所における開示の実施にあっては現金により、写しの送付の方法による開示の実施にあっては納付書により納付しなければならない。
（訂正請求書）
２ 条例第33条第２項の規定により訂正請求書に記載を求めることができる事項として議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 訂正請求の年月日
(２) 訂正請求者の連絡先
(３) 代理人が本人に代わって訂正請求をする場合にあっては、当該本人の氏名、住所及び連絡先並びに未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人の別
３ 訂正請求書には、訂正請求に係る保有個人情報の内容が事実でないことを裏付ける客観的な資料を添付することができる。
（訂正決定等に係る通知）
（訂正決定等の期限の延長に係る通知）
（訂正決定等の期限の特例延長に係る通知）
（保有個人情報の提供先への通知）
（利用停止請求書）
２ 条例第40条第２項の規定により利用停止請求書に記載を求めることができる事項として議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(１) 利用停止請求の年月日
(２) 利用停止請求者の連絡先
(３) 代理人が本人に代わって利用停止請求をする場合にあっては、当該本人の氏名、住所及び連絡先並びに未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人の別
３ 利用停止請求書には、利用停止請求に係る保有個人情報が条例第39条第１項各号のいずれかに該当することを裏付ける客観的な資料を添付することができる。
（利用停止決定等の通知）
（利用停止決定等の期限の延長に係る通知）
（利用停止決定等の期限の特例延長に係る通知）
（行政不服審査会へ諮問した旨の通知）
（運用状況の公表）
第31条 条例第51条の規定による運用状況の公表は、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により、これを行うものをする。
（補則）
第32条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この規程は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律（令和３年法律第37号）附則第１条第７号に掲げる規定（同法第51条の規定に限る。）の施行の日から施行する。
（経過措置）
２ この規程の施行の際現に議会が保有している個人情報ファイルについての第８条第１項の規定の適用については、同項中「直ちに」とあるのは、「橿原市議会個人情報の保護に関する条例施行規程（令和５年橿原市議会規程第１号）の施行後遅滞なく」とする。
附 則（令和６年11月21日議会規程第３号）
１ この規程は、令和６年12月２日から施行する。
２ この規程の施行の際、現に発行されている健康保険の被保険者証による本人確認については、当該被保険者証の有効期限が経過するまでの間（当該有効期限の末日が令和７年12月２日以後であるときは、同月１日までの間）、なお従前の例による。
様式第１号（第７条関係）
様式第２号（第７条関係）
様式第３号（第10条関係）
様式第４号（第11条関係）
様式第５号（第11条関係）
様式第６号（第12条関係）
様式第７号（第13条関係）
様式第８号（第13条関係）
様式第９号（第13条関係）
様式第10号（第14条関係）
様式第11号（第14条関係）
様式第12号（第15条関係）
様式第13号（第16条関係）
様式第14号（第17条関係）
様式第15号（第17条関係）
様式第16号（第17条関係）
様式第17号（第17条関係）
様式第18号（第19条関係）
様式第19号（第21条関係）
様式第20号（第22条関係）
様式第21号（第22条関係）
様式第22号（第23条関係）
様式第23号（第24条関係）
様式第24号（第25条関係）
様式第25号（第26条関係）
様式第26号（第27条関係）
様式第27号（第27条関係）
様式第28号（第28条関係）
様式第29号（第29条関係）
様式第30号（第30条関係）